E aí, pessoal! De boa? Quem aí vai fazer TRE-PA e EBSERH em 2020? Tô sabendo que a IBFC está arrancando os cabelos de muita gente, então resolvi fazer minha parte e comentar as 45 questões de arquivologia disponíveis da IBFC.

-“Nossa, professora! Só 45 questões? Não dá pra nada!”

Verdade, gavione, mas minha mãe diz que a gente tem que trabalhar com o que tem e pra hoje temos só isso mesmo. A IBFC não aplicou muitas provas que cobraram arquivologia (azar o dela porque não sabe o que está perdendo S2) então vamos aproveitar todos os comentários para absorver ao máximo o conteúdo, além de sentir o estilo (maravicherry) da banca.

Enquanto eu estava resolvendo, identifiquei alguns pontos que gostaria de compartilhar com vocês:

1. As questões são elaboradas baseadas na subjetividade e no senso comum
2. As alternativas variam entre “a, b, c, d” e “a, b, c, d, e e”
3. Temos muitas questões que pedem para analisar o item I, II e III, e dizer quantas estão corretas ou incorretas. Também temos questões que pedem para analisar somente os itens I e II.
4. 90% das questões são oito ou oitenta. Isso quer dizer que ou são todas certas ou são todas erradas.
5. A banca baseia a maioria das questões em sites aleatórios espalhados pela internet. Isso é ruim, pois a técnica arquivística quase não aparece e dá lugar para questões que dependem muito de interpretação, de senso comum e de julgamentos pessoais.

Sim, eu sei que não é o melhor cenário. Eu sei também que podemos nos deparar com uma prova complicada no TRE-PA e na EBSERH, e que não necessariamente vai depender de um conteúdo técnico que normalmente é cobrado pelas bancas, mas é isso aí. Minha recomendação é que vocês leiam todas os comentários com atenção e que me procurem caso fique alguma dúvida, ok? Temos algum tempo até as provas, então vamos juntos tentar tirar o melhor do que temos.

Espero que gostem e aproveitem os comentários!

Me sigam no instagram blogueirinha @profserennaalves

Quem quiser a lista de questões sem comentários pode me pedir pelo direct! Eu ia colocar aqui mas ficou muito grante 🙂

Abraços!

Professora Serenna Alves

Questões – IBFC – Arquivologia – TRE/PA e EBSERH

1. Ano: 2019 Banca: Órgão: Prefeitura de Cuiabá – MT Prova: IBFC – 2019 – Prefeitura de Cuiabá – MT – Profissional Nível Médio – Oficial Administrativo

Dentro do contexto de Arquivamento, analise as afirmativas abaixo e dê valores Verdadeiro (V) ou Falso (F).

( ) “Se os documentos/processos estiverem acondicionados em caixas, deve-se abrir as caixas e retirá-los.” Trata-se de uma rotina de recebimento de documentos para arquivamento.

( ) A classificação e o arquivamento de documentos baseados no assunto/conteúdo dificultam a recuperação do contexto original da informação e retardam a etapa de avaliação para eliminação, transferência ou recolhimento.

( ) A forma mais recomendada para arquivamento é a utilização de miolos, que são pastas de cartolina (capa de processo) utilizada dentro da pasta suspensa ou caixas-arquivo, como um encarte.

Assinale a alternativa que apresenta a sequência correta de cima para baixo.

a) F, F, V

b F, V, F

c) V, V, V

d) V, F, V

Resolução:

(V) O examinador refere-se ao processo de transferência ou recolhimento de documentos que tem como consequência o recebimento de documentos nos arquivos intermediários ou permanentes, respectivamente. Ao serem transferidos para o arquivo intermediário ou recolhidos para o arquivo permanente, o responsável irá receber os documentos armazenados no ato de transferência ou recolhimento.

(F) A classificação de documentos, independente de ser baseada em assunto/conteúdo, sempre facilita a recuperação e a avaliação de documentos.

(V) Definição de miolo: pasta de cartolina utilizada dentro da pasta suspensa ou caixas arquivo, como um encarte. Auxilia a classificação, separando os documentos segundo o melhor método de arquivamento (numérico, cronológico, alfabético, etc.).

Resposta: E

2. Ano: 2019 Banca: IBFC Órgão: Prefeitura de Cuiabá – MT Prova: IBFC – 2019 – Prefeitura de Cuiabá – MT – Profissional Nível Médio – Oficial Administrativo

O principal objetivo da conservação é estender a vida útil dos materiais. Combater as causas de deterioração pode prolongar a vida útil de livros e documentos. Acerca das condutas, em relação à conservação dos materiais, assinale a alternativa incorreta.

a) Aplicar um tratamento de conservação dentro do limite do necessário e orientar-se pelo absoluto respeito à integridade estética, histórica e material de uma obra

b) Adotar o princípio da proveniência, uma vez que, o material de arquivo não pode ser submetido a qualquer procedimento ou tratamento que não possa ser desfeito, caso necessário

c) Formular um diagnóstico do estado geral de conservação da obra e uma proposta quanto aos métodos e materiais que poderão ser utilizados durante o tratamento

d) Documentar todos os registros históricos porventura encontrados, sem destruí-los, falsificá-los ou removê-los

Resolução: todos os itens estão corretos, com exceção da letra B, que na verdade, faz referência ao princípio da reversibilidade e não o da proveniência.

O Princípio da Proveniência diz que os documentos de uma instituição sevem ser mantidos juntos, sem a mistura com outros conjuntos documentais de instituições diferentes.

Resposta: B

3. Ano: 2019 Banca: IBFC Órgão: Prefeitura de Cuiabá – MT Prova: IBFC – 2019 – Prefeitura de Cuiabá – MT – Profissional Nível Médio – Oficial Administrativo

Em relação aos sistemas e métodos de arquivamento, assinale a alternativa incorreta.

a) No método alfabético os títulos não são considerados na alfabetação, sendo colocados após o nome, entre parênteses

b) No método numérico cronológico, os documentos são organizados por números, porém deve-se observar também a data de produção do documento

c) O sistema direto envolve métodos que tornam necessária a utilização de índices ou códigos para se ter acesso ao documento

d) O método dígito-terminal é usado quando há um grande volume de informação

Resolução:

a) Se você  for arquivar “ Professora Serenna Tharyne”, arquiva-se Tharyne, Serenna (Professora). Sim, Tharyne é meu segundo nome e, não, não acho legal rir da professora, tá? =P

b) O método cronológico é uma junção do número do documento + data de produção.

c) Existem dois sistemas de arquivamento: o direto e o indireto. No direto, os documentos podem ser encontrados sem a ajuda de um instrumento adicional. No indireto, há a necessidade de instrumentos auxiliares para que os documentos sejam encontrados.

d) Sim, pois é um método que leva em considerações diversas variantes para ser aplicado. Quanto mais variantes, mais elementos compõem o método e mais poderoso o método vai ficando.

Resposta: D

4. Ano: 2019 Banca: IBFC Órgão: SESACRE Prova: IBFC – 2019 – SESACRE – Agente Administrativo

Assinale a alternativa que preencha corretamente a lacuna.

A (O) _____ de documentos é uma política de arquivo baseada em certos fundamentos dentre eles: Possibilidade de acesso ao mesmo documento por várias pessoas ao mesmo tempo; Maior agilidade (ao menos em tese) na busca e recuperação da informação.

a) digitalização

b) preservação

c) organização

d) arquivamento

Resolução: a questão refere-se à digitalização de documentos de arquivo. Se os documentos são digitalizados, eles podem ser consultados por várias pessoas ao mesmo tempo e a busca torna-se informatizada e eficiente, de certa forma.

Resposta: A

5. Ano: 2019 Banca: IBFC Órgão: SESACRE Prova: IBFC – 2019 – SESACRE – Agente Administrativo

Leia atentamente o seguinte trecho.

“Consideram-se _____ um conjunto de documentos produzidos e recebidos por órgãos públicos, instituições de caráter público e entidades privadas, em decorrência do exercício de atividades específicas, bem como por pessoa física, qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos.”

a) análise documental

b) apensação

c) relatórios

d) arquivos

Resolução: de acordo com a Lei nº 8.159/91, Art. 2º – Consideram-se arquivos, para os fins desta Lei, os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por órgãos públicos, instituições de caráter público e entidades privadas, em decorrência do exercício de atividades específicas, bem como por pessoa física, qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos.

Resposta: D

6. Ano: 2019 Banca: IBFC Órgão: SESACRE Prova: IBFC – 2019 – SESACRE – Agente Administrativo

Sobre os benefícios da digitalização de documentos, analise as afirmativas abaixo.

I. Controle de acesso. Somente usuários autorizados podem acessar a informação com diferentes níveis de acesso.

II. Rapidez no acesso à informação é essencial na tomada de decisões estratégicas nos dias de hoje.

III. Preservação do Meio Ambiente, onde reduzir documentos físicos também reduz o impacto na produção de papel, por exemplo.

Assinale a alternativa correta.

a) Apenas a afirmativa I está correta

b) Apenas a afirmativa II está correta

c) Apenas a afirmativa III está correta

d) As afirmativas I, II e III estão corretas

Resolução:

I. As informações classificadas como sigilosas possuem níveis de acesso diferentes. Isso quer dizer que cada nível vai autorizar um público específico a visualizar as informações. Já a digitalização de documentos facilita essa organização do controle de acesso.

II. Muitas demandas necessitam de análise de registros documentais. Em tese, a automatização dos processos falicita a eficiência do acesso e, como consequência, faculta a tomada de decisão.

III. O papel é o suporte documental mais utilizado desde o “boom” do registro dos documentos e a automatização vem para diminuir o uso desse suporte significativamente.

Resposta: D

7. Ano: 2019 Banca: IBFC Órgão: SESACRE Prova: IBFC – 2019 – SESACRE – Agente Administrativo

A virtualização de documentos antigos permite que eles sejam integrados a novos arquivos dentro de um sistema de gerenciamento eletrônico, melhorando a análise de dados pela organização. A respeito deste assunto, assinale a alternativa incorreta.

a) A segurança de um documento virtual é normalmente muito baixa, pois ele está suscetível a intempéries e acidentes, como chuvas, incêndios, derramamento de líquidos, entre outros riscos que recaem sobre equipamentos. Isto já não ocorre com os documentos físicos

b) Dá para cruzar informações de diferentes momentos do negócio para o desenvolvimento de estratégias, para a busca de oportunidades e até para uma tomada de decisão mais eficiente

c) Por meio de uma pesquisa rápida, feita pelo nome do documento ou por seu conteúdo, é possível achar informações antigas que podem originar novas ideias ou contribuir para lidar com situações atuais, facilitando a gestão do negócio

d) Arquivos virtuais podem ser alojados em sistemas remotos protegidos por empresas terceirizadas, especialistas no assunto

Resolução:

a) Tanto os documentos virtuais como os de suporte convencional estão sujeitos a intempéries e acidentes. Por isso esse é o nosso gabarito.

b) O uso de registros documentais anteriores facilita as tomadas de decisão recentes. É aquela velha história: não há motivo para reinventar a roda. A automatização, por sua fez, facilita o uso dessas informações através do cruzamento de informações, como afirma a questão.

c) Os termos facilitam a busca, ainda que não se saiba o conteúdo completo do documento.

d) A depender dos documentos e do tipo de instituição, sim.

Resposta: A

8. Ano: 2019 Banca: IBFC Órgão: SESACRE Prova: IBFC – 2019 – SESACRE – Agente Administrativo

Considere as afirmativas abaixo acerca de possíveis erros na Gestão de Documentos.

I. Falta de padronização por tipo e data.

II. Utilizar controles que não conseguem atender a um grande volume de documentos.

III. Não dar a devida importância para a gestão de documentos fiscais.

Estão corretas as afirmativas:

a) Apenas as afirmativas I e II estão corretas

b) Apenas as afirmativas II estão corretas

c) As afirmativas I, II e III estão corretas

d) Apenas as afirmativas III estão correta

Resolução: essa questão é uma mistura de subjetividade, com interpretação e um pouco de senso comum. Todas as alternativas estão corretas.

I. Toda falta de padronização ocasiona erros, não só em Programas de Gestão de Documentos.

II. Os controles devem o maior alcance possível, pois eles facilitam na padronização e manutenção da organização

III. Todos os documentos devem receber a devida atenção, inclusive os fiscais.

Resposta: C

9. Ano: 2019 Banca: IBFC Órgão: SESACRE Prova: IBFC – 2019 – SESACRE – Agente Administrativo

Os arquivos virtuais precisam de investimentos em um sistema eficiente, em servidores/mídias para armazenamento e em profissionais qualificados para geri-los. Sobre esse tipo de arquivo, assinale a alternativa incorreta.

a) Investimentos em digitalização tendem a gerar retornos maiores em médio e longo prazo

b) A produção de novos arquivos nesse formato tem um custo bem menor do que nos meios físicos

c) Torna-se imprescindível dispor de mais espaços físicos, elevar despesas com energia elétrica e pessoal

d) Em um servidor eficiente é possível armazenar milhões de documentos

Resolução: essa é uma questão que envolve mais senso comum do que técnica arquivística.

a) A médio e longo prazo, o investimento em tecnologia diminui o tempo de resposta no trabalho bem como a  demanda de espaço físico, ou seja, a relação espaço-tempo é melhor aproveitada, além de outros benefícios como a segurança da informação, organização e modernização dos processos.

b) A produção de documentos em suportes convencionais, como o papel, gera custos relativos ao suporte, à impressão, aos materiais de consumo utilizados para registrar as informações e isso acaba tornando o custo mais alto do que a produção e tramitação de documentos em meio digital, que pode necessitar da implantação de equipamentos inicialmente, mas esse é um fator que é dirimido a curto prazo.

c) Tanto as despesas com os espaços físicos quanto com pessoal devem diminuir, já que o processo passa a ser automatizado, necessitanto cada vez menos da presença in locco e de pessoas para desenvolver trabalhos que podem ser realizados pelo computador, dentro das possibilidades. Por isso a questão está incorreta.

d) É verdade. A capacidade de armazenamento de servidores é alta.

Resposta: C

10. Ano: 2019 Banca: IBFC Órgão: SESACRE Prova: IBFC – 2019 – SESACRE – Agente Administrativo

Arquivos físicos e digitais produzem gastos. Tornar a gestão deles eficiente é necessário para que não gerem despesas/custos elevados para as organizações. Sobre os gastos proporcionados pelos arquivos físicos, analise as afirmativas abaixo.

I. HDs externos, servidores e DVDs.

II. Conservação e manutenção de papéis e de espaço para alocação deles.

III. Gerenciamento de suportes físicos, como estantes, armários, cofres etc.

Assinale a alternativa correta

a) Apenas a afirmativa I está correta

b) Apenas as afirmativas II e III estão corretas

c) As afirmativas I, II e III estão corretas

d) Apenas a afirmativa III está correta

Resolução: repare que o enunciado da questão começa falando sobre os arquivos físicos e digitais, mas a pergunta, na verdade, só faz referência aos arquivos físicos.

Então, se estamos falano de arquivos físicos o item I não faz sentido, mas os itens II e III sim.

I. HD’s externos, servidores e DVD’s envolvem os documentos digitais e não os físicos.

II. Os documentos em suporte papel necessitam de local físico para armazenamento para manter e conservar os documentos.

III. Todo esse mobiliário envove o armazenamento de documentos, e são essenciais quando se tem arquivos físicos.

Resposta: B

11. Ano: 2019 Banca: IBFC Órgão: SESACRE Prova: IBFC – 2019 – SESACRE – Agente Administrativo

Empresas e organizações possuem documentos que precisam ser consultados e administrados de forma rápida e organizada. Quanto à serventia da digitalização de documentos, assinale a alternativa incorreta.

a) Facilidade de acesso e de distribuição dos documentos e preservação do arquivo físico

b) Redução de tempo das atividades que requerem a análise de documentos

c) Redução de custo com recuperação e duplicação

d) Aumento de tempo e elevação de custo

Resolução: você precisa de interpretação e um pouco de senso comum para responder essa questão. Repare que a banca solicita a alternativa incorreta.

a) Os documentos digitais são mais fáceis  de serem acessados, se estiverem organizados, pois a busca é automatizada, além das facilidades de proporcionar o acesso sem necessariamente estar na instituição. A distribuição dos documentos também é um fator positivo, pois o fator espaço-tempo deixa de ser um problema. A preservação do documento físico também é um benefício, já que eles dexam de ser manuseados para dar acesso à informação em outro suporte documental.

b) A relação espaç0-tempo é dirimida, pois o envio e o recebimento é feito em segundos e a análise pode ser feita imediatamente

c) Os documentos digitais estão disponível para o acesso simultâneo, o que é diferente de um documento em suporte papel, por exemplo, que só pode ser visualizado por uma pessoa de cada vez.

d) Na verdade, temos a diminuição do tempo de resposta e diminuição do custo de armazenamento, por exemplo.

Resposta: D

12. Ano: 2019 Banca: IBFC Órgão: SESACRE Prova: IBFC – 2019 – SESACRE – Agente Administrativo

O protocolo, como área, possui atribuições específicas a serem observadas, devido à sua importância em qualquer política de gestão documental e a especificidade das atividades realizadas. A respeito das atribuições do procedimento do protocolo em documentos, analise as afirmativas abaixo.

I. Receber, expedir, conferir, digitalizar, assinar eletronicamente o que for digitalizado, registrar, distribuir e tramitar os documentos de origem externa recebidos pelas unidades do órgão ou entidade, assim como o enviar ao Arquivo Geral ou especial, conforme definição interna de cada Unidade, os documentos originais em suporte papel, em CDs, DVDs, entre outros.

II. Expedir documentos via correios quando não for possível a expedição eletrônica.

III. Caso haja violação dos documentos recebidos via Correios, comunicar o fato à área de documentação do órgão ou entidade e à área ou ao servidor destinatário.

Assinale a alternativa correta

a) Apenas a afirmativa I está correta

b) Apenas a afirmativa II está correta

c) Apenas a afirmativa III está correta

d) As afirmativas I, II e III estão corretas

Resolução:

I. Esse conceito de protocolo apresentado pela banca está correto, apesar de não ser o conceito usual que diz que o Protocolo envove as atividades de recebimento, registro, classificação, distribuição, expedição e tramitação documentos. O conceito apresentado pela banca envolve um protocolo que utiliza um controle informatizado de documento, por isso há algumas atividades diferentes, mas que estão corretas

II. O padrão, quando o principal meio de criação, tramitação e arquivamento de documentos da instituição é o informatizado, é fazer todos os procedimentos digitalmente. Acontece que em alguns casos isso não é possível, então a expedição pode ser via correio.

III. Nenhum documento violado deve ser recebido e, caso esse problema seja identificado, deve-se sim procurar os responsáveis para averiguação. Isso é importante para proteger os documentos de possíveis acessos indevidos.

Resposta: D

13. Ano: 2019 Banca: IBFC Órgão: SESACRE Prova: IBFC – 2019 – SESACRE – Agente Administrativo

Os arquivos apresentam características bem variadas, daí serem classificados em grupos. Sobre esses grupos, analise as afirmativas abaixo e dê valores Verdadeiro (V) ou Falso (F)

( ) De acordo com a natureza da entidade que os criou.

( ) Os estágios de sua evolução.

( ) A extensão da sua atenção.

( ) A natureza dos seus documentos.

Assinale a alternativa que apresenta a sequência correta de cima para baixo

a) V, F, F, V

b) F, V, V, F

c) F, F, V, V

d) V, V, V, V

Resolução:

(V) De acordo com a natureza da entidade que os criou.

De acordo com a natureza da entidade, os documentos podem ser públicos ou privados.

(V) Os estágios de sua evolução.

De acordo com os estágios de evolução, os arquivos podem ser correntes, intermediários ou permanentes.

(V) A extensão da sua atenção.

Na verdade, o correto seria “extensão de atuação” e de acordo com essa categoria, os arquivos podem ser classificados em setorial ou central. Entretanto,a banca colocou “extensão de atenção” e o item continuou como correto. O que posso dizer é que precisamos aguardar novos posicionamentos da IBFC quanto a esse ponto, mas que o correto seria extensão de atuação.

(V ) A natureza dos seus documentos.

Em relação à natureza dos documentos, os arquivos podem ser classificados em especiais ou especializados. Os especiais são aqueles diferentes dos documentos em suporte convencional, e os especializados são os que tratam de um assunto específico.

Chamo a sua atenção para a diferença entre a categoria de natureza dos documentos e natureza do assunto dos documentos.

Em relação à natureza do assunto dos documentos, podemos ter documentos ostensivos ou sigilosos. Os ostensivos são aqueles que não possuem nenhuma restrição de acesso e os sigilosos, possuem restrição de acesso.

Gabarito do professor: VVFV

Resposta: D

14. Ano: 2019 Banca: IBFC Órgão: SESACRE Prova: IBFC – 2019 – SESACRE – Agente Administrativo

Uma boa gestão de documentos também possibilita um controle maior sobre os acessos. Isso pode ser feito por meio de fichas ou controles com os dados de quem consultou cada arquivo, bem como o dia e a hora em que ocorreu esse evento. Também pode indicar o tempo em que o material ficou em posse de alguém. Em um sistema virtual isso pode ser registrado automaticamente, permitindo, inclusive, verificar se houve alterações (inclusões ou exclusões) no conteúdo dos arquivos consultados. Uma solução de gerenciamento de documentos também permite especificar os requisitos e níveis de acesso permitidos para diferentes conjuntos de documentos. Esse tipo de sistema pode ser feito com base em determinados aspectos.

Sobre este assunto, analise as afirmativas abaixo e dê valores Verdadeiro (V) ou Falso (F).

( ) Níveis de sigilo.

( ) Relevância das informações nos arquivos.

( ) Cargos e funções que podem acessar os diferentes grupos de arquivos.

Assinale a alternativa que apresenta a sequência correta de cima para baixo

a) V, F, F

b) F, V, V

c) V, V, V

d) F, F, F

Resolução: mais uma questão que envolve subjetividade e senso comum.

A banca quer saber quais elementos podem fazer parte de um sistema que proteja os documentos. Todas as alternativas listadas podem compor esse sistema. Os níveis de sigilo separam as informações por conteúdo, a relevância das informações é um elemento que deve ser analisado para se determinar se o documento deve ou não ser restringido e a limitação do acesso diante de cargos e funções disponibiliza as informações corretas para as pessoas corretas.

Resposta: C

15. Ano: 2019 Banca: IBFC Órgão: SESACRE Prova: IBFC – 2019 – SESACRE – Agente Administrativo

Um documento físico conta com limitações significativas quando o assunto é acessibilidade. Portanto, quanto mais organizada a gestão desse tipo de material, melhor é para a organização, especialmente quando esta conta com arquivos ou acervos grandes, que exigem cuidados maiores. Sobre esse contexto, assinale a alternativa incorreta.

a) Um documento físico requer mais trabalho para ser duplicado, ou seja, para se tirar uma cópia dele, por exemplo

b) É preciso se deslocar até o local em que ele está, encontrá-lo e levá-lo até uma copiadora. Também é necessário gastar com papel e tinta para imprimir

c) Em alguns casos, deve-se solicitar a um funcionário específico para encontrá-lo para você, tomando tempo de ambos

d) A digitação de documentos, tanto quanto a digitalização de documentos não são técnicas de arquivamento seguras e devem ser evitadas sempre que possível

Resposta:

a) Diante de um documento digital, sim, um documento físico dá mais trabalho para duplicar porque exige que o documento seja levado a uma copiadora para duplicar. Já o documento digital pode ser impresso a partir de um computador. Item que pode ser resolvido a partir do senso comum.

b) São ações normais diante de um documento em suporte convencional.

c) O acesso aos documentos deve ser proporcionado pelo profissional responsável, mas exige um tempo para ser encontrado sim.

d) Tanto a digitação quanto a digitalização fazem parte de ações que podem ser desenvolvidas nos arquivos. Portanto, item errado.

Resposta: D

16. Ano: 2019 Banca: IBFC Órgão: SESACRE Prova: IBFC – 2019 – SESACRE – Agente Administrativo

Documentos organizados e guardados de forma estruturada, com identificações que seguem padrões, são mais facilmente encontrados. Sob tal afirmação, assinale a alternativa incorreta.

a) Evita a perda de horas remexendo em arquivos em buscas infrutíferas, que podem tomar dias de trabalho dos funcionários

b) Quando se tem acesso rápido e simplificado às informações necessárias no momento, os processos se tornam mais eficientes

c) Mesmo em ambientes desorganizados, o tempo perdido ou a dificuldade em achar arquivos não prejudicam a execução de tarefas mesmo que estas exijam respostas rápidas

d) Por meio de uma boa organização é possível encontrar todos os documentos que se busca, o que é fundamental para a tomada de decisões

Resolução: todos os itens falam basicamente da mesma coisa, que é a implicação da organização de documentos na tomada de decisão das organizações.

a) A organização de documentos, na prática, mantem nos setores de trabalho somente os documentos que estão sendo utilizados frequentemente; em um local separado os documentos que ainda podem ser utilizados por algum motivo esporádico, mas que não estão mais sobre a responsabilidade dos seus produtores; e, finalmente, elimina os documentos que não são mais uteis ou guardam permanentemente os que são úteis por funções históricas, culturais, probatórias ou informativas. Essa sistematização favore a aplicação dos métodos de arquivamento para a organização dos documentos que o item fala, pois documentos que estão no lugar correto e com o método correto de arquivamento são achados facilmente.

b) Um bom exemplo sobre a importância de se ter acesso às informações é o seguinte: imagine que um cano estourou na instituição. Para solucionar, deve-se ter acesso ao mapa hidráulico para reparar o dano, certo?  Quanto mais tempo esse mapa demorar para ser encontrado, mais prolongada será a resolução do problema.

c) O tempo de resposta está intimamente ligado à resolução da maioria dos problemas. Portanto, a desorganização e a falta de gestão influenciam na execução das atividades e por isso o item está incorreto.

d) A organização e a sistematização de uma boa gestão de documentos favorece sim a tomada de decisões.

Resposta: D

17. Ano: 2019 Banca: IBFC Órgão: SESACRE Prova: IBFC – 2019 – SESACRE – Agente Administrativo

compreende um conjunto de operações que possibilita o controle do fluxo documental (local por onde passa os documentos no órgão/instituição) viabilizado a sua recuperação e o acesso a informação.Assinale a alternativa que preencha correta e respectivamente as lacunas

a) Apensamento / anexação

b) Protocolo / protocolo

c) Arquivo / arquivo

d) Armazenamento / busca

Resolução: O protocolo é o setor responsável pelo recebimento, registro, distribuição, controle da tramitação e expedição de documentos, com vistas ao favorecimento de informações aos usuários internos e externos.

O Protocolo compreende um conjunto de operações que possibilita o controle do fluxo documental (local por onde passa os documentos no órgão/instituição) viabilizado a sua recuperação e o acesso a informação.

Pense no protocolo como a porta de entrada e saída dos documentos nas instiuições. Isso quer dizer que os documentos passsam a ser da responsabilidade da instituição quando passam pelo Protocolo, que a partir daí pode controlar a tramitação dos documentos.

Resposta: B

18. Ano: 2019 Banca: IBFC Órgão: SESACRE Prova: IBFC – 2019 – SESACRE – Agente Administrativo

Ter um sistema de armazenamento, conservação e localização rápida de documentos é de suma importância. Neste contexto é esperado um tipo de gerenciamento e, sobre este, assinale a alternativa correta.a) Gerenciamento Físico de Rápida Visualização (GFRV)

b) Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED)

c) Gestão Verticalizada de Documentos (GVD)

d) Gestão Horizontal de Documentos (GHD)

Resolução: a única alternativa que comporta um real sistema de armazenamento, conservação e localização de documentos é o GED, que é um sistema de gerenciamento eletrônico de documentos (GED).

Resposta: B

19. Ano: 2019 Banca: IBFC Órgão: SESACRE Prova: IBFC – 2019 – SESACRE – Agente Administrativo

A (O) _____ é uma atividade de análise criteriosa dos documentos com o objetivo de realizar a manutenção da organização dos arquivos, identificando e mantendo os documentos em ordem. Consiste em analisar documento por documento verificando se os mesmos estão arquivados em local correto, eliminando documentos sem valor e preservando aqueles que o tenham. Em caso de dúvida, o responsável pela documentação deverá ser consultado.

Assinale a alternativa que preencha corretamente a lacuna.

a) arquivamento documental

b) auditoria documental

c) triagem documental

d)descarte de documentos

Resolução: o Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística (DBTA) relaciona o termo triagem, que é o gabarito da questão, com o termo seleção, que é a separação dos documentos de valor permanente daqueles passíveis de eliminação, mediante critérios e técnicas previamente estabelecidos em tabela de temporalidade.

Resposta: C

20. Ano: 2019 Banca: IBFC Órgão: SESACRE Prova: IBFC – 2019 – SESACRE – Agente Administrativo

Sobre o processo de gestão de documentos, analise as afirmativas abaixo.

I. Faz parte das técnicas de arquivamento de documentos, e serve como facilitador da localização e conservação dos mesmos.

II. A gestão de documentos surgiu nas empresas com a finalidade organizar as informações da corporação que se encontravam desorganizadas.

III. A técnica de gestão dos documentos tem como prioridade organizar a admnistração, manutenção e destinação dos documentos.

Assinale a alternativa correta.

a) Apenas a afirmativa I está correta

b) Apenas a afirmativa II está correta

c) Apenas a afirmativa III está correta

d) As afirmativas I, II e III estão corretas

Resolução:

I. As técnicas de arquivamento são diretamente influenciadas pela gestão de documentos. Se há uma boa aplicação dos procedimentos de gestão de documentos, só será necessário aplicar as técnicas de arquivamento nos documentos que realmente forem úteis para a instituição e, consequentemente, essa boa prática faciltará a localização e a conservação, pois será direcionada para os documentos que realmente interessam e não a uma grande massa de documentos destituídos de valor institucional.

É como pensar em um guarda-roupa cheio de roupas que você não usa e que provavelmente necessita de uma boa separação do que é útil e do que pode ir para doação, por exemplo. É muito mais fácil organizar depois que a doação foi feita do que organizar todas as peças, certo? É uma triagem necessária visando uma meljhor eficiência do processo.

II. A gestão de documentos serve para sistematizar um processo inevitável que é a produção e a tramitação de documentos, independente do suporte documental. Então, sim, um dos objetivos é organizar os documentos que se encontram desorganizados.

III. A administração envolve a produção e a tramitação de documentos, a manutenção envolve a guarda e o arquivamento e a destinação envolve o processo de avaliação, eliminação e guarda permanente de documentos. É sempre bom dissecar os conceitos e tentar interpretar o que a banca está querendo dizer.

Resposta: D

21. Ano: 2019 Banca: IBFC Órgão: SESACRE Prova: IBFC – 2019 – SESACRE – Agente Administrativo

A gestão de documentos é importante para atividades que envolvam documentos e consultas a informações dentro das organizações. A respeito de processos, eventos ou rotinas que demandam o acesso a arquivos, analise as afirmativas abaixo e assinale a alternativa correta

I. Durante negociações com fornecedores de longa data não é indicado analisar os contratos firmados para avaliar se os valores pagos estão condizentes com os serviços/insumos recebidos, mas é importante manter em algum lugar o cadastro.

II. Ao lidar com um cliente com histórico de compras na empresa, é importante checar seus dados cadastrais, as interações anteriores com ele e quais produtos/serviços costuma adquirir. Dessa forma, o atendimento poderá ser personalizado.

III. Durante a fiscalização de órgãos do governo, é essencial ter fácil e rápido acesso a todos os documentos contábeis e gerenciais, incluindo notas fiscais, declarações, recibos de tributos pagos etc. Isso evitará problemas, como multas, suspensão de atividades, restrições e investigações.

a) Apenas as afirmativas I e II estão corretas

b) Apenas as afirmativas II e III estão corretas

c) Apenas a afirmativa III está correta

d) As afirmativas I, II e III estão corretas

Resolução:

I. Todos os documentos que ajudem a fazer uma melhor negociação devem ser analisados previamente, repare que eu disse previamente e não durante as negociações.

II. Todos os documentos que ajudem a fazer uma melhor negociação devem ser analisados previamente.

III. Todos os documentos que ajudem a fazer uma melhor negociação devem ser analisados previamente.

Repare que as alternativas foram analisadas a partir de uma mesma perpectiva, que não envolve necessariamente a técnica arquivística e sim um pouco de senso comum.

Resposta: B

22. Ano: 2019 Banca: IBFC Órgão: SESACRE Prova: IBFC – 2019 – SESACRE – Agente Administrativo

A organização de documentos e arquivos pode ser entendida como um serviço cuja finalidade principal seja a de criar instrumentos de controle e monitoramento do armazenamento e tráfego de documentos em organizações em geral. A respeito de algumas vantagens e benefícios da organização de arquivos, analise as afirmativas abaixo, dê valores Verdadeiro (V) ou Falso (F) e assinale a alternativa correta.

( ) Organização física adequada.

( ) Sistema de identificação.

( ) Padronização dos métodos de arquivamento.

( ) Comodidade e agilidade nas consultas aos documentos.

( ) Sigilo das informações, segurança e preservação dos documentos

Assinale a alternativa correta

a) V, V, F, F, F

b) F, F, V, V, V

c) V, V, V, V, V

d)F, V, V, F, V

Resolução: as alternativas devem conter as vantagens e benefícios da organização de arquivos.

(V) Organização física adequada.

Os documentos sem a aplicação dos processos de gestão documental costumam ficar acumulados, sem nenhum critério, nos setores de trabalho e em lugares inadequados para o armazenamento de documentos e preservação da informação. Nesse sentido, uma das vantagens da organização dos arquivos é manter uma organização física adequada em um espaço adequado.

(V) Sistema de identificação.

Quando os documentos são criados e armazenados sem a técnica arquivística, temos uma massa documental acumulada, ou seja, um conjunto de documentos sem identificação que acabam tornando-se sem utilidade para a administração. Entretanto, com a técnica adequada de organização, os documentos passam a ser identificáveis.

(V) Padronização dos métodos de arquivamento.

Os métodos de arquivamento devem ser aplicados a partir de alguns critérios e a organização dos documentos ajuda a identificá-los.

(V) Comodidade e agilidade nas consultas aos documentos.

Documentos organizados são documentos acessíveis, o que faculta as consultas.

(V) Sigilo das informações, segurança e preservação dos documentos

Quando os documentos estão organizados, se sabe quais devem ser de acesso restrito e quais são ostensivos (públicos). Essa separação favorece a segurança das informações e a preservação dos documentos como um todo.

Resposta: C

23. Ano: 2019 Banca: IBFC Órgão: SESACRE Prova: IBFC – 2019 – SESACRE – Agente Administrativo

Sobre a gestão de documentos é possível afirmar que esse processo consiste, dentre outros, no gerenciamento de arquivos. Sobre este, analise as afirmativas abaixo.

I. Orçamentos e previsões orçamentárias.

II. Registros cadastrais de consumidores.

III. Contas de internet, água, luz, telefone etc.

Assinale a alternativa correta

a) Apenas a afirmativa I está correta

b) Apenas a afirmativa II está correta

c) Apenas a afirmativa III está correta

d) As afirmativas I, II e III estão corretas

Resolução: o enunciado não é muito claro, mas a banca parece solicitar a identificação de quais documentos, entre os listados, são documentos de arquivo. Para que um documento seja de arquivo, basta que ele seja orgânico, ou seja, produzido ou recebido no decorrer das atividades da instituição. Todos os documentos acima listados podem ser orgânicos, apesar da pouca informação disponibilizada sobre eles.

Resposta: D

24. Ano: 2017 Banca: IBFC Órgão: SEDUC-MT Prova: IBFC – 2017 – SEDUC-MT – Técnico Administrativo Educacional

De acordo com o Artigo 18 do Decreto n° 4.073 de 3 de janeiro de 2002 que regulamenta a Lei n° 8.159, de 8 de janeiro de 1991, que dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados, descrito abaixo, assinale a alternativa correta:

Art. 18. Em cada órgão e entidade da Administração Pública Federal será constituída comissão permanente de avaliação de documentos, que terá a responsabilidade de orientar e realizar o processo de análise, avaliação e seleção da documentação produzida e acumulada no seu âmbito de atuação, tendo em vista a identificação dos documentos para guarda permanente e a eliminação dos destituídos de valor.

§ 1° Os documentos relativos às atividades-meio serão analisados, avaliados e selecionados pelas Comissões Permanentes de Avaliação de Documentos dos órgãos e das entidades geradores dos arquivos, obedecendo aos prazos estabelecidos em tabela de temporalidade e destinação expedida pelo CONARQ.

§ 2° Os documentos relativos às atividades-meio não constantes da tabela referida no § 1° serão submetidos às Comissões Permanentes de Avaliação de Documentos dos órgãos e das entidades geradores dos arquivos, que estabelecerão os prazos de guarda e destinação daí decorrentes, a serem aprovados pelo Arquivo Nacional.

§ 3° Os documentos relativos às atividades-fim serão avaliados e selecionados pelos órgãos ou entidades geradores dos arquivos, em conformidade com as tabelas de temporalidade e destinação, elaboradas pelas Comissões mencionadas no caput, aprovadas pelo Arquivo Nacional.

a) Não se configura atribuição das comissões permanentes de avaliação de documentos averiguar o valor histórico, probatório ou informativo dos documentos

b) É facultado às comissões permanentes de avaliação de documentos estipular os prazos para arquivamento dos documentos nas fases correntes e intermediárias independente das resoluções do Conselho Nacional de Arquivos (Conarq)

c) É de responsabilidade do técnico administrativo escolar dar o aval de aprovação sobre a gestão de documentos que não constam na Tabela de Classificação do Conselho Nacional de Arquivos (Conarq)

d) Analisar, avaliar, selecionar e classificar documentos para arquivamento permanente ou eliminação é de responsabilidade do Conarq de cada unidade federativa do país

e) É atribuição das comissões permanentes de avaliação de documentos averiguar o valor de um documento e sua destinação

Resolução:

a) A averiguação do valor histórico, probatório ou informativo dos documentos, ou seja, o valor secundário, é uma das definições que a CPAD (Comissão Permanente de Avaliação de Documentos) deve fazer.

b) As resoluções do Conarq devem ser levadas em consideração.

c) A gestão dos documentos que não constam na tabela de temporalidade deve ser analisada pela CPAD e não pelo técnico administrativo escolar.

d) A responsabilidade é da própria instituição.

e) Essa é a atribuição principal das comissões permanentes de avaliação de documentos.

Resposta: E

25. Ano: 2017 Banca: IBFC Órgão: SEDUC-MT Prova: IBFC – 2017 – SEDUC-MT – Técnico Administrativo Educacional

De acordo com a Lei n° 8.159, de 8 de janeiro de 1991 que dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados e dá outras providências. CAPÍTULO II – Dos arquivos públicos. Art. 8° – Os documentos públicos são identificados como correntes, intermediários e permanentes. Com base no que dispõe esse artigo, analise as afirmativas abaixo e assinale a alternativa correta.

I. Documentos correntes são documentos de consultas frequentes.

II. Documentos correntes devem necessariamente estar em movimentação.

III. Documentos intermediários são documentos de uso corrente que aguardam avaliação para serem arquivados ou eliminados.

IV. Documentos permanentes são documentos que devem ser definitivamente preservados.

V. Documentos permanentes são documentos de valor histórico, probatório e informativo.

Estão corretas as afirmativas:

a) I, II e IV apenas

b) II, III, IV e V apenas

c) I, III, IV e V apenas

d) I, IV e V apenas

e) I, II, III, IV e V

Resolução:

I. Sim, os arquivos correntes são compostos por todos os documentos que estão demandando algum tipo de procedimento. É a sua mesa de trabalho, o armário do seu setor, a pilha de documentos na sua mesa.

II. Não necessariamente. Posso ter uma pilha de documentos na minha mesa de trabalho que devem ter algum tipo de andamento, mas a demanda pode estar alta, por exemplo, e posso não estar conseguindo movimentá-los. Entretanto, não é porque eu não consigo analisá-los que eles deixam de ser corrente. O que define isso é a alta possibilidade de isso e não a movimentação em si.

Atenção! Esse é o entendimento das bancas no geral, mas a IBFC considerou que a movimentação é necessária para que os documentos sejam considerados arquivos correntes. Então fique com isso em mente.

III. Arquivos intermediários são documentos de valor primário que aguardam a sua destinação final, que pode ser a eliminação ou guarda permanente.

IV. Os documentos permanentes são aqueles formados por arquivos históricos, culturais, probatórios ou informativos e que devem ser permanentemente preservados.

V. Sim, valores históricos, culturais, probatórios ou informativos.

Resolução: D

26. Ano: 2017 Banca: IBFC Órgão: SEDUC-MT Prova: IBFC – 2017 – SEDUC-MT – Técnico Administrativo Educacional

De acordo com a Lei n° 8.159, de 8 de janeiro de 1991 que dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados e dá outras providências, assinale a alternativa incorreta.

a) Ficará sujeito à responsabilidade penal, civil e administrativa, aquele que desfigurar ou destruir documentos de valor permanente ou considerado como de interesse público e social

b) Todos têm o direito de receber dos órgãos públicos informações contidas em documentos de arquivo, com exceção dos documentos sigilosos

c) Documentos inalienáveis são documentos que podem ser transferidos – cedidos ou vendidos- apenas mediante decisão judicial

d) É dever do Poder Público a gestão documental e a proteção especial a documentos de arquivos, inclusive como instrumento de apoio à cultura

e) São públicos os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por entidades privadas encarregadas da gestão de serviços públicos no exercício de suas atividades

Resolução:

a) Art. 25 – Ficará sujeito à responsabilidade penal, civil e administrativa, na forma da legislação em vigor, aquele que desfigurar ou destruir documentos de valor permanente ou considerado como de interesse público e social.

b) Art. 4º – Todos têm direito a receber dos órgãos públicos informações de seu interesse particular ou de interesse coletivo ou geral, contidas em documentos de arquivos, que serão prestadas no prazo da lei, sob pena de responsabilidade, ressalvadas aquelas cujos sigilo seja imprescindível à segurança da sociedade e do Estado, bem como à inviolabilidade da intimidade, da vida privada, da honra e da imagem das pessoas.

c) Documentos inalienáveis não podem ser vendidos.

d) Art. 1º – É dever do Poder Público a gestão documental e a proteção especial a documentos de arquivos, como instrumento de apoio à administração, à cultura, ao desenvolvimento científico e como elementos de prova e informação.

e) Art. 7º – Os arquivos públicos são os conjuntos de documentos produzidos e recebidos, no exercício de suas atividades, por órgãos públicos de âmbito federal, estadual, do Distrito Federal e municipal em decorrência de suas funções administrativas, legislativas e judiciárias

Resposta: E

27. Ano: 2017 Banca: IBFC Órgão: EMBASA Prova: IBFC – 2017 – EMBASA – Agente Administrativo

Assinale a alternativa que não indica arquivos classificados quanto ao gênero.

a) Textuais

b) Cartográficos

c) Ostensivos

d) Filmográficos

Resolução: todas as alternativas são consideradas gêneros documentais, com exceção da letra C porque ostensivos são aqueles documentos com acesso liberado, sem restrição.

Resposta: C

28. Ano: 2017 Banca: IBFC Órgão: EMBASA Prova: IBFC – 2017 – EMBASA – Agente Administrativo

Analise as afirmações sobre Protocolo de documentos e assinale a alternativa correta.

I. Classificar o documento de acordo com o seu assunto, buscando identificar o destinatário, é uma tarefa de Protocolo.

II. Encaminhar os documentos aos respectivos destinatários internos ou externos, é uma tarefa de Protocolo.

Estão corretas as afirmativas:

a) I e II

b) Nenhuma

c) I, apenas

d) II, apenas

Resolução: o protocolo é responsável por receber, registrar, classificar, distribuir, tramitar e expedir documentos.

A alternativa I refere-se à atividade de classificação e a II trata de distribuição (envio interno) e expedição (envio externo).

Resposta: A

29. Ano: 2017 Banca: IBFC Órgão: EMBASA Prova: IBFC – 2017 – EMBASA – Agente Administrativo

Arquivo corrente é aquele chamado de 1ª idade e é constituído por documentos em curso ou consultados frequentemente, localizados nos próprios setores que os receberam ou produziram ou dependências próximas e de fácil acesso. Assinale a alternativa que indique uma característica não relacionada a esse tipo de arquivo.

a) É a fase em que os documentos são produzidos

b) É constituído pelos documentos mais novos da instituição

c) Apresenta grande frequência de consulta aos seus documentos

d) Nessa fase, aguardam uma destinação final

Resolução:

a) Sim, podem ser produzidos ou recebidos.

b) Sim, pois eles acabaram de ser produzidos ou recebidos.

c) A possibilidade de uso é alta.

d) Os documentos aguardam a sua destinação final nos arquivos intermediários. Entretanto, há a possibilidade dos documentos irem para o arquivo permanente ou serem eliminados diretamente do arquivo corrente, mas a banca não levou em consideração essa posssibilidade.

Resposta: D

30. Ano: 2016 Banca: IBFC Órgão: EBSERH Prova: IBFC – 2016 – EBSERH – Assistente Administrativo (HUPEST-UFSC)

Na classificação de documentos públicos os métodos de classificação:

a) Podem ser divididos em dois tipos: burocracia e hierarquia

b) Podem ser divididos em três tipos: funcional, organizacional e por assuntos

c) Podem ser divididos em dois tipos: estrutura organizacional e a natureza

d) Podem ser divididos em dois tipos: A comunicabilidade, a apresentação e a objetividade

e) Podem ser divididos em dois tipos: O controle, a avaliação e o desempenho

Resolução: a classificação de documentos pode ser a partir das funções (funcional), da organização (estrutura hierárquica) e por assuntos (conteúdo dos documentos).

Resposta: B

31. Ano: 2016 Banca: IBFC Órgão: EBSERH Prova: IBFC – 2016 – EBSERH – Assistente Administrativo (HUPEST-UFSC)

Assinale a alternativa que completa corretamente a lacuna.

A administração ___________________________ tem por objetivo fazer com que os documentos sirvam às finalidades para as quais foram criados, da maneira mais eficiente e econômica possível e concorrer para a destinação adequada dos mesmos, depois que tenham servido a seus fins.

a) Dos arquivos correntes oficiais

b) Dos protocolos

c) Dos arquivos mortos

d) Dos registros

e) Dos equipamentos de escritório

Resolução: o termo que se encaixa na definção é “dos arquivos correntes oficiais”, por ser o termo mais genérico apresentado.

Resposta: A

32. Ano: 2016 Banca: IBFC Órgão: SES-PR Prova: IBFC – 2016 – SES-PR – Técnico Administrativo

Leia as afirmações abaixo e assinale a alternativa correta.

I. A correspondência recebida será entregue no protocolo de cada órgão ou entidade da Administração Pública Federal para posterior distribuição.

II. Nenhuma correspondência poderá permanecer por mais de 24h nos protocolos, salvo aquelas recebidas às sextas-feiras, véspera de feriados ou pontos facultativos.

a) Todas as afirmações estão corretas.

b) Nenhuma das afirmações está correta.

c) Somente a afirmação I está correta.

d) Somente a afirmação II está correta.

Resolução:

I. O Protocolo é a porta de entrada dos documentos nas instituições. Quando os documentos são recebidos, alguns procedimentos são realizados e, posteriormente, os documentos são distribuídos aos destinatários.

II. O ano dessa questão é 2016, mas a portaria do MPOG que estabelecia esse tempo de 24h foi revogada no mesmo ano. A banca considerou como correta, mas não acredito que vá acontecer novamente.

Resposta: A

33. Ano: 2016 Banca: IBFC Órgão: SES-PR Prova: IBFC – 2016 – SES-PR – Técnico Administrativo

Assinale a alternativa que completa corretamente a lacuna. _________________ é o conjunto de procedimentos e operações técnicas que visam controlar a produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento de documentos nas fases corrente e intermediária, visando sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.

a) Arquivamento.

b) Acervo.

c) Gestão de documentos.

d) Avaliação de documentos.

Resolução:

a) Arquivamento é o ato de armazenar os documentos a partir de algum método de arquivamento.

b) Acervo é um conjunto de documentos.

c) Gestão documentos é definida pelo enunciado da questão. Para lembrar de todas as ações que envolvem a gestão de documentos, lembre-se do seguinte minemômnico (como todo o respeito):

Produção

Utilização

Tramitação

Avaliação

Arquivamento

d) Avaliação de documentos é um trabalho desenvolvido pela Comissão Permanente de Avaliação de Documentos, que consiste em definir qual o valor dos documentos para a instituição a partir de suas funções. Esse trabalho tem como resultado prático a Tabela de Temporalidade de Documentos, que é o instrumento responsável por definir quanto tempo cada documento deve permanecer em cada fase do ciclo documental, além de definir se os documentos vão ser eliminados além de ser guardados permanentemente.

Resposta: C

34. Ano: 2016 Banca: IBFC Órgão: SES-PR Prova: IBFC – 2016 – SES-PR – Técnico Administrativo

Leia as afirmações abaixo e assinale a alternativa correta.

I. Os insetos causam danos de grande intensidade aos acervos. Essa ação destrutiva é maior nas regiões de clima tropical.

II. O arquivo deve controlar a umidade e temperatura do ambiente, de acordo com a documentação mantida em seu acervo. Normalmente a umidade ideal gira em torno de 85% e a temperatura 30°

a) Somente a afirmação I está correta.

b) Somente a afirmação II está correta.

c) Todas as afirmações estão corretas.

d) Nenhuma das afirmações está correta.

Resolução:

I. Os insetos, a depender do nível de infestação, podem chegar até a se alimentar dos suportes documentais, fazendo com a que a informação registrada neles se perca. O clima tropical geralmente tem alta umidade e temperatura, o que facilita a proliferação e torna mais difícil o controle dos ambientes.

II. A umidade gira em torno de 45 a 50%e a temperatura entre 20 e 33º.

Resposta: A

35. Ano: 2016 Banca: IBFC Órgão: SES-PR Prova: IBFC – 2016 – SES-PR – Técnico Administrativo

A preservação de documentos é o conjunto de medidas adotadas visando proteger, conservar ou restaurar os documentos armazenados em um arquivo. Os elementos físicos que são considerados nessa conservação são os relacionados abaixo, exceto o que está na alternativa:

a) Umidade.

b) Temperatura

c) Luminosidade.

d)Poeira.

Resolução: a poeira é um agente químico, pois é formada por divertos tipos de poluentes.

Resposta: D

36. Ano: 2016 Banca: IBFC Órgão: SES-PR Prova: IBFC – 2016 – SES-PR – Técnico Administrativo

O arquivamento de documentos tem vários métodos. Aquele método que é utilizado quando a ordenação dos documentos é feita por assunto denomina-se:

a) Ideográfico.

b) Alfabético.

c) Numérico.

d) Geográfico.

Resolução:

a) O principal elemento a ser considerado é o assunto.

b) O principal elemento a ser considerado é o nome.

c) O principal elemento a ser considerado é o número.

d) O principal elemento a ser considerado é são os lugares.

Resposta:  A

37. Ano: 2016 Banca: IBFC Órgão: SES-PR Prova: IBFC – 2016 – SES-PR – Técnico Administrativo

O arquivo que guarda documentos que, mesmo não sendo de uso frequente pelos setores que os produziram, podem ainda ser solicitados para tratar de assuntos que guardam relação com seu conteúdo. Esse arquivo denomina-se:

a) Corrente.

b) Intermediário.

c) Permanente.

d) Morto.

Resolução: os arquivos intermediários são aqueles que possuem valor primário decrescente, cumprem seu prazo até que chegue o tempo de receber a sua destinação final, que pode ser a eliminação ou a guarda permanente. Além disso, podem ser consultados, mas isso acontece esporadicamente.

Resposta: B

38. Ano: 2016 Banca: IBFC Órgão: SES-PR Prova: IBFC – 2016 – SES-PR – Técnico Administrativo

Leia as afirmações abaixo e assinale a alternativa correta.

I. Documentos Iconográficos são aqueles que apresentam, de forma reduzida, imagens representando áreas maiores.

II. Documentos Micrográficos são aqueles que apresentam como informação imagens estáticas, como fotografias, negativos, diapositivos, desenhos e gravuras.

a) Todas as afirmações estão corretas.

b) Nenhuma das afirmações está correta.

c) Somente a afirmação I está correta.

d) Somente a afirmação II está correta.

Resolução:

I. Esses são os documentos micrográficos.

II. Esses são os documentos iconográficos.

RespostA: B

39. Ano: 2016 Banca: IBFC Órgão: SES-PR Prova: IBFC – 2016 – SES-PR – Técnico Administrativo

Na análise de documentos de arquivo pode-se identificar em cada documento diversos elementos que o caracterizam. Assinale abaixo a alternativa que não contém um desses elementos que o caracterizam.

a) Suporte.

b) Forma.

c) Gênero.

d) Quantidade.

Resolução: a quantidade não é um elemento que caracteriza o documento como sendo um documento de arquivo. Inclusive, é irrelevante.

Resposta: D

40. Ano: 2016 Banca: IBFC Órgão: SES-PR Prova: IBFC – 2016 – SES-PR – Técnico Administrativo

Leia a afirmação a seguir e assinale a alternativa que preenche corretamente a lacuna. Os arquivos especiais são aqueles que mantém sob sua guarda documentos de formas físicas diferenciadas e que requerem medidas especiais quanto ao seu armazenamento, guarda e conservação. Um exemplo de arquivo especial é __________________ :

a) Arquivo de fotografia.

b) Arquivo de engenharia.

c) Arquivo de imprensa.

d) Arquivos médicos.

Resolução:  os arquivos especiais são aqueles que possuem suporte documental diferente do convencional, que é o papel. A única alternativa que representa essa classificação é a fotografia, que é um suporte especial. As outras alternativas fazem referência aos arquivos especializados, que são aqueles que tratam de assuntos específicos.

Tanto os arquivos especiais quanto os especializados fazem parte da classificação quanto aos documentos.

Resposta: A

41. Ano: 2016 Banca: IBFC Órgão: SES-PR Prova: IBFC – 2016 – SES-PR – Técnico Administrativo

Leia as afirmações abaixo e assinale a alternativa correta.

I. Arquivo e biblioteca trabalham com o mesmo objeto, mas possuem características que os diferenciam. O arquivo guarda e organiza os documentos com objetivo funcional e a biblioteca organiza a informação para fins culturais.

II. As informações orgânicas são organizadas e conservadas nos arquivos, enquanto informações não orgânicas são conservadas nas bibliotecas.

a) Somente a afirmação I está correta.

b) Somente a afirmação II está correta.

c) Todas as afirmações estão corretas

d) Nenhuma das afirmações está correta.

Resolução:

I. Lembre-se que os documentos arquivísticos são orgânicos, ou seja, são produzidos ou recebidos no decorrer das atividades das instituições com objetivo de registrá-las. Já nas bibliotecas, os documentos são adquiridos atrvés de compra, doação ou permuta para fins culturais.

II. Sim, as informações orgânicas, que são aquelas inerentes às atividades das instituições são encontradas nos documentos arquivísticos em detrimento das bibliotecas.

Resposta: C

42. Ano: 2016 Banca: IBFC Órgão: SES-PR Prova: IBFC – 2016 – SES-PR – Técnico Administrativo

Leia as afirmações abaixo sobre Arquivo e assinale a alternativa incorreta.

a) Arquivo é o conjunto organizado de documentos acumulados por uma pessoa ou instituição ao longo de suas atividades.

b) O conjunto de documentos mantidos sob a guarda de um arquivo é denominado arquivologia.

c) A função do arquivo é guardar e organizar os documentos acumulados pela instituição a que pertence.

d) Ao organizar os documentos o arquivo atende a duas finalidades: administrativa e histórica.

Resolução:

a) Sim, os arquivos são orgânicos, ou seja, produzidos ou recebidos no decorrer das atividades das intituições.

b) Arquivologia é a ciência que estuda os arquivos e não um conjunto de documentos.

c) Exatamente.

d) Atende somente as funções administrativas, principalmente. A função histórica é atendida caso os documentos adquiram valor secundário, ou seja, históricas, culturais, probatórias ou informativas.

Resposta: B

43. Ano: 2016 Banca: IBFC Órgão: Câmara Municipal de Araraquara – SP Prova: IBFC – 2016 – Câmara Municipal de Araraquara – SP – Assistente de Departamento Pessoal

Referente aos conceitos e técnicas de digitalização de documentos, o ato de descrever ou categorizar um documento de acordo com seu assunto, com o intuito de identificá-lo para uma melhor e mais fácil recuperação, é o conceito técnico de:

a) indexação.

b) custódia

c) encriptação.

d) correlação.

Resolução: segundo o DBTA, indexação é o processo pelo qual documentos ou informações são representados por termos, palavras-chave ou descritores, propiciando a recuperação da informação.

Resposta: A

44. Ano: 2016 Banca: IBFC Órgão: Emdec Prova: IBFC – 2016 – Emdec – Assistente Administrativo Jr

Você está prestes a adequar alguns documentos na empresa que trabalha e, para tanto, necessita saber como eles podem ser armazenados, precisamente quanto à ordenação. Você pesquisou o assunto e iniciou a tarefa. Avalie as afirmações que seguem quanto ao tipo de ordem:

I. Ordenar por data.

II. Ordenar por tema.

III. Ordenar por local de procedência.

Dentro das afirmações pesquisadas, estão corretas.

a) Apenas I e II.

b) Apenas II e III

c) Apenas I e III

d) I, II e III.

Resolução: todas os tipos de arquivamneto mencionados podem ser aplicados.

Resposta: D

45. Ano: 2015 Banca: IBFC Órgão: EBSERH Prova: IBFC – 2015 – EBSERH – Assistente Administrativo

Assinale a alternativa que completa corretamente a lacuna. “Consideram-se ______________ para as finalidades da lei, os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por órgãos públicos, instituições de caráter público e entidades privadas, em decorrência do exercício de atividades específicas, bem como por pessoa física, qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos.”

a) Documentos.

b) Processos.

c) Relatórios.

d) Memorandos.

e) Arquivos.

Resolução: você poderia ficar em dúvida entre “arquivos” e “documentos”, mas você deve procurar o termo mais geral. Arquivos são um conjunto de documentos. Portanto, os arquivos englobam os documentos.

Resposta: E

Gabarito

1. D
2. B
3. D
4. A
5. D
6. D
7. A
8. C
9. C
10. B
11. D
12. D
13. D
14. C
15. D
16. D
17. B
18. B
19. C
20. D
21. B
22. C
23. D
24. E
25. D
26. E
27. C
28. A
29. D
30. B
31. A
32. A
33. C
34. A
35. D
36. A
37. B
38. B
39. D
40. A
41. C
42. B
43. A
44. D
45. E